Transparencia y protección de datos son dos conceptos que pudieran parecer antagónicos, pero que no podemos, de manera superficial, considerar como tales, porque ambos responden a derechos esenciales de los ciudadanos. Vamos a intentar aproximarnos en este breve artículo a estos dos conceptos a través de su regulación e intentar determinar de qué manera afectan a notarios y registradores.

La regulación sobre transparencia se vertebra a través de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. El objeto de esta ley, conforme su Exposición de Motivos, es incrementar la transparencia en “todas las Administraciones Públicas, los órganos del Poder Legislativo y Judicial en lo que se refiere a sus actividades sujetas a Derecho Administrativo, así como otros órganos constitucionales y estatutarios. Asimismo, la Ley se aplicará a determinadas entidades que, por su especial relevancia pública, o por su condición de perceptores de fondos públicos, vendrán obligados a reforzar la transparencia de su actividad.” 

El ámbito subjetivo de aplicación legal viene establecido en los artículos 2, 3 y 4 y es en ellos en los que tenemos que buscar el encaje de la actividad notarial y registral, así como de sus respectivas organizaciones corporativas.

Comencemos por la posible sujeción a la Ley de Transparencia de los órganos corporativos de notarios y registradores -Colegio de Registradores (CORPME), Colegios Notariales y Consejo General del Notariado (CGN)- y para ello lo primero que tenemos que determinar es cual es la naturaleza jurídica de aquellos órganos. Uno y otros son colegios profesionales y, como tales, son corporaciones de derecho público (ver artículo 314 del Reglamento Notarial y artículo 1 de los estatutos del CORPME) y, por tanto, no son “entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de la Administración Pública” sino que son una cosa distinta y para comprobarlo solamente hay que acudir al artículo 2 de la Ley 39/2015 que, tras referirse a las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la Administración Pública, menciona posteriormente de forma directa -diferenciada-, y como algo distinto, a las corporaciones de derecho público (Colegios Profesionales). Este artículo hay que ponerlo en relación con el artículo 2 de la Ley 40/2015 que, al establecer el ámbito subjetivo de la ley, también habla de “entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de la Administración Pública” y no se refiere después a las corporaciones de derecho público. Por tanto, no son lo mismo y las corporaciones de derecho público ni son “entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de la Administración Pública” ni son “sector público institucional”. El hecho de que tanto los Colegios Notariales o el CGN o el CORPME tengan una dependencia jerárquica del Ministerio de Justicia no los convierte en organismos públicos vinculados o dependientes de la Administración General del Estado puesto que éstos solamente son aquellos creados para la realización de actividades administrativas, sean de fomento, prestación o de gestión de servicios públicos o de producción de bienes de interés público susceptibles de contraprestación; actividades de contenido económico reservadas a las Administraciones Públicas; así como la supervisión o regulación de sectores económicos, y cuyas características justifiquen su organización en régimen de descentralización funcional o de independencia (artículo 88 de la Ley 40/2015) y son, o bien organismos autónomos, o bien Entidades Públicas Empresariales (artículo 84 de la Ley 40/2015). Los colegios profesionales -corporaciones de derecho público- no son ni lo uno ni lo otro, y no hay más tipos.

Habiendo aclarado que en ningún caso los colegios notariales, el CGN o el CORPME son entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de la Administración Pública y, por tanto, no son sujetos de aplicación de la Ley conforme al artículo 2.1 e) tenemos que preguntarnos si de alguna manera puede serles aplicable la Ley de Transparencia y la respuesta es positiva porque también se aplica según su artículo 2 e) a “las corporaciones de Derecho Público, en lo relativo a sus actividades sujetas a Derecho Administrativo.” y esta es la letra que afecta a los colegios notariales, al CGN y al CORPME, no la letra d) anterior que se refiere a las entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de la Administración Pública. Por tanto, la Ley de Transparencia no se aplica con carácter general a los Colegios Profesionales, sino únicamente “en lo relativo a sus actividades sujetas a Derecho Administrativo”1 no en ningún otra, para añadir a continuación que solamente se entiende por Administraciones Públicas los organismos y entidades incluidos en las letras a) a d) del apartado anterior, no la e). Así, ni a los efectos de la Ley de Transparencia -ni a los de ninguna otra regulación- los Colegios Profesionales son entidades de Derecho público vinculadas o dependientes de la Administración Pública ni son Administración Pública y la aplicación de la Ley de Transparencia está limitada a sus actividades incardinadas dentro del derecho administrativo referidas, fundamentalmente, a la transparencia -léase información pública- en su actuación relativa a la deontología profesional; régimen electoral; a su actuación disciplinaria frente a sus colegiados; régimen de recursos; retribuciones y compensaciones percibidas por sus altos cargos; organigrama actualizado, estructura organizativa y perfil profesional de cada órgano o a los contratos con entidades y organismos del sector público2, pero en ningún caso supone poner en información pública indiscriminada otros datos de los que dispusieran en virtud de tener, por ejemplo, encomendados la llevanza o formación de determinados índices producto de la actividad notarial y registral y cuyos datos específicos están sometidos a una regulación especial de publicidad, tales como los de los índices de fincas o personas del CORPME o del Índice Único Informatizado del CGN, cuyo único fin -ver artículo 17 de la Ley del Notariado, éste sí de aplicación directa- es el de la “debida colaboración del notario y de su organización corporativa con las Administraciones públicas”. Ni siquiera está prevista ni autorizada la cesión o publicidad de sus datos a otros notarios -que no son administración pública-, cuanto menos al público en general y, desde luego, no puede encontrar apoyo esa publicidad en una muy limitada aplicación de la Ley de Transparencia. Cosa distinta es que debiera informarse de aspectos tales como la normativa en virtud de la que tuvieran encomendada la llevanza de los índices; los medios tecnológicos utilizados para ella; las decisiones adoptadas sobre qué datos y en qué formato deben remitirse e incorporarse, etc., aspectos sobre los que quizá sí debieran informar a quien lo solicite, pero no sobre el contenido específico y concreto de los índices que, como se ha dicho, está sometido a un régimen específico de publicidad como más adelante se verá.

El secreto del protocolo notarial establecido en el artículo 32 de la Ley del Notariado, hace que los datos confiados a un notario para el otorgamiento de un documento no pueden utilizarse para otros fines que los previstos expresamente por la ley

En cuanto a notarios y registradores de la simple lectura de los artículos es fácil deducir que no se encuentran sujetos en el ámbito del artículo 2 ni del 3 puesto que no son ninguna de las figuras en ellos referidas y que solamente pudieran encuadrarse en el ámbito del artículo 4 como “personas físicas y jurídicas distintas de las referidas en los artículos anteriores que presten servicios públicos…”, pero el ámbito del artículo 4 es mucho más limitado que el de los artículos anteriores ya que se refiere solamente a la obligación de suministrar a la Administración, organismo o entidad de las previstas en el artículo 2.1, previo requerimiento, toda la información necesaria para el cumplimiento por aquéllos de las obligaciones previstas en este título. Es decir, deberán prestar la información necesaria para facilitar la transparencia de las administraciones sujetas a la Ley de Transparencia y estas obligaciones se refieren fundamentalmente a aspectos económicos y de contratación.

Sin embargo, la Ley de Transparencia puede aplicarse también, en el concreto aspecto de acceso a la información, según su Disposición Adicional Primera, a “aquellas materias que tengan previsto un régimen jurídico específico de acceso a la información”, que “se regirán por su normativa específica y por esta Ley (la Ley de Transparencia) con carácter supletorio”. Por su parte, la regulación sobre el secreto del protocolo notarial y sobre la publicidad registral se encuentra respectivamente en la Ley del Notariado y su Reglamento y en la Ley Hipotecaria y su Reglamento, que son normas especiales. Esta premisa permite extraer como consecuencia que la Ley de Transparencia no se aplica de forma directa a los archivos notariales ni a los registros públicos, como los registros de la propiedad y mercantiles, o de bienes muebles, porque la legislación notarial o la legislación específica de cada registro regirán preferentemente, como normativa especial. Solamente cuando la normativa específica no prevea una determinada situación sería de aplicación la norma supletoria, pero eso no significa que la norma especial (Ley Hipotecaria-Ley Notariado y sus reglamentos) no puedan decir algo distinto u opuesto a la normativa supletoria. La aplicación de la norma específica siempre es preferente a la supletoria en lo especialmente regulado, aunque sea contradictoria con ésta última y aunque ésta última sea posterior. Por tanto, la Ley de Transparencia no ha cambiado la situación anterior ni para los registros -que ya eran públicos- ni para el protocolo notarial y su trasunto, el Índice Único -que siguen siendo secretos, salvo para las administraciones públicas, y solamente en determinados casos, fundamentalmente en el ámbito fiscal-. 

Frente a esta situación de marginal y limitada aplicación de la Ley de Transparencia a notarios y registradores y a sus respectivas corporaciones, la legislación de protección de datos sí aplica de forma muy importante a los notarios -también a su Consejo General-, a los registradores y a su Colegio Nacional, porque es una normativa trasversal que a todos incumbe en su ámbito subjetivo; es más, al contrario que las leyes 19/2013 (transparencia) 39 y 40/2015, el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo 2016/679 de Protección de Datos no tiene uno o varios artículos que determinen su ámbito subjetivo de aplicación, porque a todos afecta.

Los registradores deben velar por la protección de los datos de carácter personal, aunque los registros sean públicos. En la publicidad formal emanada del Registro no deben aparecer datos excesivos a la finalidad para la que fuera solicitada y en ese sentido es muy claro el apartado 6 del artículo 222 de la Ley Hipotecaria y por ello no deben facilitarse en la publicidad formal -cualquiera que sea su modalidad- redacciones literales de los asientos sin un tratamiento profesional y responsable del registrador para eliminar aquellos datos excesivos para la publicidad, que no para el asiento, ya que pudieran ser determinantes de su causa.

De la misma forma, teniendo además en cuenta la consagración legal del secreto del protocolo notarial establecido en el artículo 32 de la Ley del Notariado, los datos confiados a un notario para el otorgamiento de un documento; los datos que resulten del propio otorgamiento y el mismo instrumento público, no pueden utilizarse para otros fines que los previstos expresamente por la ley, ni por otras personas que no sean las directamente interesadas en el instrumento o las administraciones públicas por razón de su competencia, fundamentalmente dentro del ámbito tributario. Ni siquiera está prevista legalmente su cesión a otro notario que no fuera el sucesor en el protocolo, como nuevo responsable de los datos, por lo que esta cesión podría contravenir la normativa sobre protección de datos.

Notarios y registradores son los dos pilares básicos de un sistema de seguridad jurídica que se ha demostrado eficaz y sólido, en el que los notarios representan la parte privada de la contratación civil, que encuentra en el secreto del protocolo su garantía de privacidad -el libro cerrado del escudo notarial- mientras que los registradores representan la parte pública -en el sentido de publicada- y que determina la producción de efectos frente a terceros de la contratación inmobiliaria y la emisión de su publicidad -el libro abierto del escudo registral-. 

La Ley de Transparencia no ha cambiado el anterior esquema y la normativa sobre protección de datos de carácter personal ha venido a recordarnos a todos la especial diligencia que hemos de mostrar en estas materias, cada vez más sensibles.

 

1 La disposición adicional tercera de la Ley de Transparencia vuelve a referirse a las corporaciones públicas de forma diferenciada.

2 Existe, por llamarla de alguna manera, una jurisprudencia del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno referida a estas materias.

Jose María de Pablos