Con la Ley 11/2023 de 8 de mayo, de trasposición de Directivas de la Unión Europea en materia de accesibilidad de determinados productos y servicios, migración de personas altamente cualificadas, tributaria y digitalización de actuaciones notariales y registrales; y por la que se modifica la Ley 12/2011, de 27 de mayo, sobre responsabilidad civil por daños nucleares o producidos por materiales radiactivos, los Registradores damos un paso más hacia la digitalización en un proceso de modernización y mejora continuo que siempre ha estado presente en nuestro ADN.

No es la primera vez que nos adaptamos a los medios del momento para atender al público de la mejor forma posible. Como muestra, un botón: en los noventa los Registros fueron innovadores y pioneros en el uso de herramientas digitales para la emisión de publicidad telemática.

Ahora, con la Ley 11/2023, publicada en el BOE del pasado 9 de mayo, pasamos a una nueva fase en la que se abandona el papel, pasamos a un Registro totalmente electrónico. 

Nos centramos en este artículo en algunas de las reformas atinentes al Registro de la Propiedad y que entrarán en vigor al año de su publicación en el BOE.

La base del sistema: el folio real -de siempre- pero ahora totalmente electrónico

El Registro de la Propiedad se llevará bajo la técnica del folio real en formato y soporte electrónico, mediante un sistema informático registral debidamente interconectado entre los Registros y con los servicios centrales del Colegio de Registradores de España, a través de la red corporativa (artículo 238 de la Ley Hipotecaria).

El folio real en soporte electrónico de cada finca se creará con ocasión de su inmatriculación o primera inscripción, o bien con ocasión de la realización de cualquier operación registral sobre aquella, con excepción de asientos accesorios. 

Los asientos registrales de los libros de inscripciones constarán en soporte digital, firmado electrónicamente por el registrador, con su certificado con firma electrónica cualificada, haciendo constar, la identificación del registrador firmante, la fecha, la huella digital y otros elementos relacionados con dicha firma que permitan comprobar la trazabilidad e integridad del asiento practicado.  

Ante todo, seguridad

El paso a lo completamente digital requiere, como es lógico, la aplicación de un esquema de seguridad electrónica. El nuevo artículo 239 de la Ley Hipotecaria se refiere al mismo, así como a la necesaria actualización de sistemas, aplicaciones y datos que aseguren la permanencia de estos en el largo plazo, incluyendo, cuando proceda, el resellado electrónico de los documentos o técnicas similares. El formato de los documentos registrales electrónicos se determinará por el Colegio de Registradores, dentro del catálogo de estándares que recoja en cada momento la correspondiente norma técnica de interoperabilidad.  

Tanto la base de datos de cada Registro como el archivo conformado por los asientos registrales deben radicar en la oficina registral, bajo la custodia del registrador. No obstante, los datos y asientos en soporte electrónico se replicarán de la forma más inmediata posible en al menos dos centros de proceso de datos seguros, distantes geográficamente entre sí, establecidos bajo la responsabilidad del Colegio, a donde llegarán encriptados en origen mediante un certificado electrónico exclusivo de cada oficina registral a cargo del registrador titular, que será el único que podrá autorizar su desencriptado y uso.

Una sede electrónica nacional, general y única

Los registradores dispondrán de una sede electrónica general y única a nivel nacional cuya titularidad, desarrollo, gestión y administración corresponderá al Colegio de Registradores, disponible para las personas a través de redes de comunicación y por medio de la cual puedan presentar, tramitar y acceder a toda la información y a los servicios registrales disponibles (artículo 240 LH).

Todas las comunicaciones que hayan de realizar los registradores de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles comprenderán certificación de los extremos que hayan de ser objeto de aquellas y se realizarán preferentemente por vía telemática.

La publicación de actos y comunicaciones que deban efectuar los registradores en tablón de anuncios o edictos, se realizará a través de esta sede electrónica, sin perjuicio de la remisión que haya de hacerse de los mismos a través de dicha sede al Boletín Oficial correspondiente cuando también esté prevista su publicación.

Comienzo del procedimiento registral: la presentación de documentos

No obstante lo anterior, no podemos olvidar que no todo el mundo dispone de los medios necesarios para acceder a los servicios telemáticos. Por ello, la presentación de documentos puede seguir siendo presencial o por correo o servicio de mensajería. Las oficinas registrales seguirán gozando de la capilaridad actual, prestando un servicio cercano a la vez que moderno y evitando cualquier perjuicio derivado de la brecha digital. Seremos totalmente electrónicos ad intra, pero seguiremos siendo totalmente accesibles ad extra.

Como señala el artículo 245, el procedimiento registral se iniciará mediante la presentación presencial o telemática en el Registro de la correspondiente solicitud a la que se acompañará el documento que se trate de presentar. El modelo de solicitud de presentación telemática será accesible, desde la Sede Electrónica del Colegio de Registradores, para ser cumplimentado y firmado electrónicamente. También podrá cumplimentarse la solicitud en la sede para ser impresa con un código de identificación que permita la carga automática en el momento de la presentación presencial de los datos ya introducidos, e igualmente podrá descargarse el modelo sin cumplimentar, para completarlo de forma manual.  

Los títulos sujetos a inscripción en el Registro podrán presentarse en soporte papel o electrónico. Los documentos en soporte papel podrán ser aportados al Registro dentro de las horas de apertura al público de la oficina, personalmente o por correo postal o servicio de mensajería. Efectuada la presentación se procederá a la digitalización del documento y su vinculación electrónica al correspondiente asiento de presentación y a las fincas en él contenidas (artículo 252).

En caso de presentación electrónica, el documento deberá presentarse en un formato de lenguaje natural legible por el ser humano y se acompañará de un fichero en formato estructurado con los datos esenciales de aquél a los efectos de su proceso electrónico. En todo caso el objeto de la calificación es el documento legible siendo el fichero estructurado un elemento auxiliar, de forma que, si existiera discordancia entre ellos, prevalecerá aquél.

La presentación por telefax, totalmente residual en la práctica actual, se mantiene sólo para casos excepcionales. Así, los documentos solamente podrán presentarse por telefax en caso justificado de imposibilidad técnica para ser presentados electrónicamente. En este caso el asiento de presentación caducará si en el plazo de diez días hábiles siguientes no se presenta en el Registro el título original o su copia autorizada, salvo que el documento presentado estuviera dotado de código electrónico de verificación y fuera posible comprobar su integridad y veracidad (cfr. RDGRN de 25 de enero de 2017).

Al igual que el Libro de Inscripciones, el Libro Diario se llevará en formato y soporte electrónico. Los documentos ingresados en el Registro que puedan causar algún asiento serán presentados en el Diario electrónico mediante asientos de presentación. A cada asiento de presentación se le asignará un código único identificador. La prioridad registral de los títulos susceptibles de inscripción se determinará respecto de cada finca o derecho por el asiento de presentación. Cuando se realice la presentación de un título que afecte a varias fincas, a todos los efectos legales, se entenderá que se trata de tantos asientos de presentación distintos como fincas registrales comprenda aquél. Por tanto, la suspensión de la calificación por existencia de asientos anteriores, la prórroga o el desistimiento se computará finca a finca (artículo 246).

La solicitud presencial de inscripción, acompañada de la documentación necesaria para ello, podrá presentarse en cualquier Registro de la Propiedad, Mercantil, o de Bienes Muebles. Si la presentación se realiza en un Registro distinto del competente, el registrador, a instancia del interesado, dentro del mismo día y en el más breve plazo posible, remitirá electrónicamente al Registro competente los datos precisos para extender el asiento de presentación que proceda. El registrador que reciba la comunicación, previa calificación de su competencia y confirmación de la recepción, extenderá el asiento de presentación solicitado, el cual caducará a los diez días, si no fueran presentados electrónica o presencialmente los documentos originales (artículo 247).

Se entenderá como hora de presentación de los documentos ingresados en el Registro la que conste en el asiento de presentación. Los asientos de presentación se extenderán por el orden de recepción en el libro de entrada de los respectivos títulos en el Registro (artículo 248). Se expedirá al presentante un recibo para cada documento presentado. El registrador extenderá el asiento de presentación de los títulos que reciba por correo postal certificado o servicios análogos de mensajería en el momento en que sean entregados; si se tratase de correo postal ordinario sin entrega acreditada, se extenderá al final del día, consignando en todo caso como presentante al remitente del documento. 

Calificación positiva

Dejando a un lado los supuestos de calificación negativa, que implican nota de calificación y posibilidad de recurso (esto sigue igual); si la calificación es positiva, el registrador practicará los asientos registrales procedentes y expedirá certificación electrónica expresiva de ello, identificando los datos del asiento de presentación y título que lo haya motivado, las incidencias más relevantes del procedimiento registral iniciado con dicho asiento de presentación, y reseña de los concretos asientos practicados en los libros de inscripciones, insertando para cada finca el texto literal del acta de inscripción practicada. Asimismo, expedirá certificación electrónica en extracto y con información estructurada de la nueva situación registral vigente de cada finca resultante tras la práctica de los nuevos asientos. La novedad del artículo 19 bis radica, pues, en estas certificaciones electrónicas, que gozan de las ventajas de la firma del Registrador, lo que implica que son documentos públicos a todos los efectos, y de la posibilidad de su utilización múltiple gracias a la inclusión de un código seguro de verificación (csv).

La publicidad formal

La manifestación que debe realizar el Registrador del contenido de los asientos registrales tiene lugar por nota simple informativa o certificación, mediante el tratamiento profesional de los mismos, de modo que sea efectiva la posibilidad de publicidad sin intermediación, asegurando la imposibilidad de su manipulación o televaciado, como ya se preveía en la redacción anterior del artículo 222 de la Ley Hipotecaria. El cambio es que la publicidad registral se emitirá siempre en formato y soporte electrónico, sin perjuicio de su traslado a papel si fuera necesario. 

Las notas simples se garantizarán en cuanto a su origen e integridad con el sello electrónico del Registro y las certificaciones con el certificado electrónico cualificado de firma del registrador. En uno y otro caso estarán dotadas de un código electrónico de verificación. 

Nuevamente, adiós al fax, salvo casos justificados de imposibilidad técnica.

Por terminar, pero continuará…

La Ley 11/2023 introduce otras muchas reformas, hemos querido apuntar las más relevantes en la práctica registral en relación con el servicio que recibe el ciudadano. 

Con el ánimo de mejorar el servicio público y sin perder de vista la función esencial del Registro de proporcionar seguridad jurídica a través del imprescindible control de legalidad, nos ponemos manos a la obra para realizar los cambios necesarios dentro del espíritu innovador que siempre ha caracterizado a esta institución.

Dulce Calvo