“Que los registros de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles sean completamente electrónicos es un gran paso para avanzar como sociedad”
El director general de Transformación Digital de la Administración de Justicia, Aitor Cubo, analiza en esta entrevista el potencial que las tecnologías emergentes poseen, tanto para el personal que trabaja en la Administración de Justicia, como para la ciudadanía y los profesionales que se relacionan con ella. Además, destaca que la eliminación de todas las brechas digitales existentes, es uno de los objetivos fundamentales que ha colocado a la Administración de Justicia española a la vanguardia del empleo de las tecnologías de la información en la Unión Europea.
Expediente Judicial Electrónico, Carpeta Justicia, Robotización y Automatización en los procedimientos de cancelación de antecedentes penales y en los de nacionalidad. No ha debido aburrirse estos últimos años. ¿Qué balance hace de los mismos al frente de la Dirección General de Transformación Digital?
El balance es muy positivo gracias al impulso y esfuerzo común realizado bajo un marco de cogobernanza entre todas las administraciones prestacionales en al ámbito de la Administración de Justicia, así como la financiación procedente de los fondos de transformación, recuperación y resiliencia. Los proyectos país que hemos conformado están cosechado importantes resultados para la mejora del servicio público de justicia en todo el Estado.
En el caso del Expediente Judicial Electrónico ya se partía de una base digital y se ha trabajado en aras de un Expediente Judicial Electrónico más eficiente y confiable permitiendo adquirir un mayor grado de desarrollo y calidad de dicho expediente judicial, así como la mejora de la interoperabilidad con el resto de las administraciones y agentes. Se ha completado la implantación del Expediente Judicial Electrónico en la jurisdicción penal de la Audiencia Nacional, que es un reto tecnológico mayúsculo, y un hito a nivel mundial, y se ha impulsado el desarrollo e implementación del nuevo sistema de gestión procesal para los órganos judiciales y la fiscalía, ampliando las capacidades de su antecesor y múltiples integraciones con otras plataformas. Se ha facilitado las comunicaciones electrónicas en los tribunales militares para recibir escritos y remitir notificaciones a los profesionales de la justicia y se ha conseguido la integración de los sistemas que permiten la comunicación electrónica de forma bidireccional entre los órganos judiciales y todas las administraciones públicas.
Además, hay que destacar la colaboración con el resto de las administraciones a través del CTEAJE para lograr la interoperabilidad de los Sistemas de Gestión Procesal y expedientes electrónicos. Actualmente todos los sistemas de gestión procesal del país pueden enviar expedientes judiciales electrónicos al Tribunal Supremo de manera exitosa y continuaremos mejorando para lograr un consenso en el CTEAJE, permitiendo que todas las administraciones trabajen en una interoperabilidad automática y orientada al dato. Esto no solo facilitará el intercambio completo y automatizado de expedientes entre diferentes territorios, sino también el procesamiento automático de los metadatos, mejorando así la gestión y eficiencia de la administración de justicia.
Con el foco en los profesionales y ciudadanos se ha habilitado el acceso electrónico al expediente judicial electrónico cuando estos estén involucrados en procedimiento judicial y se ha puesto en servicio carpeta justicia que ofrece el acceso, desde un punto de vista de la ciudadanía, no del prestador del servicio, a los trámites y prestaciones digitales que ofrece el Servicio Público de Justicia. Esto ha supuesto uno de los avances más importantes para democratizar el acceso a la justicia y conseguir un nuevo modelo de funcionamiento de la justicia más transparente y cercano a la ciudanía y profesionales que se relacionan con la Administración de Justicia. Se cumplen todas las garantías sin necesidad de desplazarse hasta los órganos judiciales para acceder a determinados servicios, como la consulta de apoderamientos, señalamientos y edictos judiciales; el estado de los expedientes judiciales y el acceso directo al expediente judicial electrónico; el acceso a certificaciones del registro civil, antecedentes penales y delitos sexuales, servicio de cita previa, etc.
Por último, los progresos conseguidos en el ámbito de la robotización de procesos han sido una de las mayores satisfacciones por los grandes resultados y beneficios obtenidos. Para la administración de Justicia supone un enorme ahorro de tiempo y agilización de la gestión de estos expedientes y la posibilidad de que los funcionarios, en lugar de a tareas mecánicas, dediquen su tiempo a tareas de mayor valor. Y lo que es más importante, el impacto social en la ciudadanía es directo e inmediato al ver reconocidos y poder disfrutar de todos sus derechos.
En el caso de la automatización de oficio de cancelaciones de antecedentes penales se han realizado 500 mil cancelaciones, adelantando el trabajo de 19 meses y mejorando la vida de decenas de miles de ciudadanos.
Mientras que en la automatización aplicada a determinados procesos de la gestión de expedientes de nacionalidad ha supuesto pasar de un tiempo de espera de 5 años para la resolución del expediente a la situación actual donde se están gestionando las solicitudes del año en curso.
Esta experiencia nos ha permitido abrir nuevas líneas de robotización y automatización en distintos procesos administrativos y judiciales, además de continuar innovando para introducir la hiperautomatización inteligente, que consigue acrecentar la eficiencia y productividad, reduciendo errores y costes.
“La interoperabilidad entre los órganos judiciales y las administraciones públicas es uno de los puntos clave para conseguir la comunicación plena dentro del ecosistema de justicia”
Siempre ha destacado los beneficios que para el país resultan de la interoperabilidad y comunicación electrónica entre las Administraciones Públicas. ¿En qué punto se encuentra la comunicación telemática entre las oficinas judiciales y los Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles?
Este Ministerio, bajo el principio de cooperación con una visión de 360 grados, está trabajando en un ecosistema de interoperabilidad, no solo de manera interna a la administración de justicia, también a nivel nacional con el resto de las administraciones públicas. Se pretende interoperar el expediente judicial electrónico y además estamos trabajando para hacer una gestión orientada al dato de todos los sistemas.
En concreto, la interoperabilidad entre los órganos judiciales y las administraciones públicas es uno de los puntos clave para conseguir la comunicación plena dentro del ecosistema de justicia. A día de hoy, contamos en todo el territorio Ministerio a modo piloto (en todos los órganos judiciales) con la integración completa y bidireccional entre los órganos judiciales y las Administraciones Públicas (AAPP) para el envío de comunicaciones electrónicas a través de las plataformas del estado SIR e INSIDE. También se está trabajando con comunidades autónomas con competencias transferidas en materia de justicia como Andalucía, Asturias, Canarias, La Rioja o la Comunidad de Madrid o la Comunidad Valenciana.
Gracias a esta interoperabilidad el órgano judicial puede efectuar de forma electrónica, automática y orientada al dato, cualquier acto de comunicación al órgano administrativo, y habilita el canal para que, por parte de las Administraciones Públicas remitan de forma telemática a los Juzgados, todos los documentos que no son expedientes administrativos, y que todavía hoy se envían en soporte papel.
Desde 2020 la integración entre el sistema de gestión procesal, SIR e INSIDE ha permitido la realización de más de 740.000 intercambios de comunicaciones entre los órganos judiciales y las administraciones públicas (los órganos judiciales han realizado más de 327.000 comunicaciones a las administraciones y las Administraciones Públicas han remitido más de 410.000 expedientes administrativos a los órganos judiciales).
Asimismo, las administraciones públicas cuentan con la Infraestructura y Sistemas del Documento electrónico – Inside que permite la remisión de expedientes administrativos entre cualquier administración, y también ya está operativo, a los órganos judiciales.
Esta interoperabilidad permite agilizar el trabajo del personal funcionario y, por tanto, revierte en una mejora de la eficacia y eficiencia de la Administración Pública en su conjunto y en un mejor servicio a la ciudadanía, además de los ahorros de tiempo y papel que conlleva.
A esta interoperabilidad es a la que ya se están integrando los Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles, que ya están integrados electrónicamente con el SIR. Esta interoperabilidad le permite intercambiar información automáticamente, orientada al dato y por medios electrónicos con todas las administraciones locales, autonómicas y del Estado que están integrados con el este sistema
Gracias al proyecto de integración de la administración de Justicia también con el SIR, esperamos que el piloto que actualmente estamos llevando a cabo en la Región de Murcia, pronto podamos extenderlo no sólo a todo el territorio del Ministerio, también a todas las Comunidades Autónomas con competencias transferidas, que se pueden beneficiar de estos proyectos país, probados, generales y que eliminan tanto duplicidades, complejidades, y gastos repetidos por parte de las administraciones públicas.
¿Cuáles son los principales retos y objetivos a que se enfrenta la Dirección General de Transformación Digital en los próximos meses?
Entre los retos y objetivos decisivos que tenemos por delante quiero destacar especialmente la adaptación de los sistemas de información a las grandes reformas organizativas previstas en esta legislatura: la creación de los tribunales de instancia y las oficinas de justicia en el municipio para conseguir una justicia más accesible, eficiente, ágil y especializada. Se persigue alcanzar una mayor racionalidad en el ejercicio de la jurisdicción y llevar a todos los puntos del territorio los servicios de Justicia, incluida la población que vive en áreas rurales, con el fin contribuir a la lucha contra la despoblación y avanzar en cohesión social y territorial.
Continuaremos avanzando en la implementación del nuevo modelo de Registro Civil totalmente electrónico, orientado al dato y centrado en la persona en el territorio nacional y oficinas consulares en el extranjero. Está suponiendo un gran reto tecnológico y organizativo para llegar a todas y cada una de las más de ocho mil oficinas colaboradoras, junto con otros proyectos adyacentes de digitalización de libros manuscritos y de interoperabilidad con las administraciones públicas para organizar la publicidad y posibilitar el acceso telemático mediante identificación electrónica a la ciudadanía.
También nos centraremos en que el servicio público de Justicia no solamente tengo un acceso fácil y orientado a la ciudadanía, sino que resuelva de manera eficiente los conflictos que esta pueda tener. Para ello se fomentarán los medios adecuados de solución de controversias de manera que se puedan resolver de manera eficiente sin recargar el sistema judicial, bien entre ciudadanos, de estos con las empresas o entre empresas, poniendo a su disposición tanto la información necesaria como herramientas de uso sencillo.
Además, seguiremos potenciando la justicia de los cuidados, configurándola como un servicio público orientado al cuidado de las personas y que permita mejorar su vida, sobre todo en los casos de especial necesidad o vulnerabilidad. Se podría plantear la creación de nuevos servicios con soporte telefónico, la creación de una red para la atención psicológica a víctimas y la puesta en marcha de un sistema de Inteligencia Artificial para atender a población vulnerable, así como el impulso de proyectos de colaboración con otros organismos y administraciones, para que gracias a la información de la que disponemos, se mejoren las políticas de salud mental. También se está impulsando la solicitud y gestión digital de Asistencia Jurídica gratuita, la mejora de la accesibilidad y comprensión de la documentación generada para todas las personas.
¿Cómo ve la incorporación de las nuevas tecnologías al ámbito judicial, especialmente la inteligencia artificial? ¿Ve posible en su ámbito el uso de una Inteligencia Artificial tipo chatGPT?
La Inteligencia Artificial forma parte de nuestra vida cotidiana, todos, en mayor o menor medida, hacemos uso de esta tecnología. El Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes no puede dejar pasar el potencial que las tecnologías emergentes posee, tanto para el personal que trabaja en la Administración de Justicia, como para la ciudadanía y profesionales que se relacionan con ella.
ChatGPT ha surgido como una potente herramienta capaz de responder preguntas y generar textos que se asemejan mucho al lenguaje humano. Este tipo de herramientas, sin duda, pueden ser empleados para mejorar los servicios públicos, especialmente la atención ciudadana y la automatización documental. Lo importante es que se diseñen respetando los derechos fundamentales, como la igualdad, la no discriminación, la protección de datos y con plena seguridad jurídica.
Sí está en la hoja de ruta de este Ministerio el uso de chatbots conversacionales ya que presentan enormes ventajas para la sociedad. En primer lugar, suponen una atención personalizada e inmediata 24X7. Esto asegura información a nuestra disposición rápida y fiable y permite que el personal tramitador pueda dedicar su tiempo a tareas de mayor valor.
La IA conversacional comprende el lenguaje natural y se va enriqueciendo a medida que aumenta su uso. Las interacciones con los usuarios son altamente positivas ya que ofrece un canal empático e inmediato.
Otro de los objetivos de esta legislatura es trabajar en la justicia de los cuidados, priorizar la atención a colectivos vulnerables. Por ejemplo, ya está funcionando, aunque en un entorno controlado, la posibilidad de, a través de Carpeta Justicia, obtener una “traducción” de los documentos judiciales a lenguaje sencillo. Esto permite que documentos complejos, jurídicos, se “traduzcan” a un texto que pueda entender sin problemas la mayoría de la ciudadanía.
Por último, no quiero dejar de destacar el Chatbot asistido por Inteligencia Artificial que se está preparando para la sede electrónica. El objetivo es atender las preguntas que formulen los usuarios a través de la ventana del Chat, comprendiendo el lenguaje natural, simulando una conversación humana, de manera que se puedan comprender las necesidades del usuario, qué trámite necesita utilizar o si cumple ciertos requisitos básicos para iniciar dicho trámite. Se persigue que la interacción con la sede sea una experiencia positiva con resultados satisfactorios para toda la ciudadanía.
“El proyecto Carpeta Justicia es una iniciativa revolucionaria que marca un hito importante en la Administración de Justicia española, refleja nuestro compromiso con la transparencia y la eficiencia y supone uno de los ejemplos más representativos de nuestro compromiso de situar a los ciudadanos y ciudadanas en el centro de todas nuestras acciones”
Háblenos de la carpeta justicia. ¿Qué beneficios o funcionalidades puede otorgar a los ciudadanos el uso de la misma?
El proyecto Carpeta Justicia es una iniciativa revolucionaria que marca un hito importante en la Administración de Justicia española, refleja nuestro compromiso con la transparencia y la eficiencia y supone uno de los ejemplos más representativos de nuestro compromiso de situar a los ciudadanos y ciudadanas en el centro de todas nuestras acciones.
Con este espíritu se ha diseñado este proyecto, que ha conseguido reunir de forma fácil muchos de los servicios que se ofrecen desde el Servicio Público de Justicia, constituyéndose como un punto de acceso dónde la ciudadanía, profesionales y empresas tengan aquella información asociada a los distintos procedimientos judiciales que tienen abiertos, de manera independiente al territorio o al sistema que está tramitando esa información. Esto permite que desde un mismo punto pueden consultar si tienen notificaciones en cualquiera de sus procedimientos, acceder a los apoderamientos o al propio expediente judicial electrónico o incluso solicitar los certificados más comunes como el de nacimiento o matrimonio entre otros.
Además, la posibilidad de abstraer al usuario del ámbito geográfico supone un importante paso para la eliminación de la brecha territorial y alcanzar una igualdad real entre todos los ciudadanos y ciudadanas de este país, lo que supone un avance importante, ya que en España coexisten diferentes sistemas de gestión procesal, notificaciones y comunicación de actos procesales, lo que dificulta el acceso a la información por parte de los usuarios.
Su diseño intuitivo hace que sea fácil y sencillo de utilizar y se están desarrollando herramientas adicionales para abordar las brechas existentes y garantizar un acceso equitativo a la información, dejando patente de nuevo nuestro empeño de trabajar por y para la ciudadanía, representando una política transformadora en la que la digitalización se orienta a reducir las diferencias, simplificando la interacción de todos y todas con la Administración de Justicia.
Desde el Ministerio de Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes, continuamos trabajando para la incorporación progresiva de nuevos servicios, mejoras y funcionalidades, así como la colaboración con Carpeta Ciudadana para ofrecer servicios de justicia. Si desgranamos esta descripción, encontramos las innumerables ventajas que ofrece para los ciudadanos.
El próximo 9 de mayo los registros de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles serán completamente electrónicos suprimiéndose el papel. No es algo nuevo en el ámbito judicial. ¿Cuáles considera que son los mayores desafíos en estas digitalizaciones? ¿Qué papel debe jugar la seguridad de los sistemas?
Los cambios tecnológicos no son fáciles, pasar de la cultura del papel a la transformación digital es algo de suma importancia para mejorar la eficiencia del Servicio Público de Justicia, pero no por ello, un proceso sencillo. En la Administración de Justicia nos hemos enfrentado a ese proceso y los resultados son altamente satisfactorios. No solo hemos digitalizado expedientes judiciales electrónicos, no vale con escanear documentos, hay que procesarlos en los sistemas y orientarlos al dato para que realmente puedan ser interoperables y útiles para todo el ecosistema de Justicia.
Que los registros de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles sean completamente electrónicos es una muy buena noticia y es un gran paso para avanzar como sociedad. Y es algo que se debe reconocer, y que merece una felicitación explícita, dado que conocemos de primera mano el reto que supone, en estos ámbitos donde la seguridad jurídica es fundamental, el cambio que supone eliminar el papel y trabajar exclusivamente por medios electrónicos.
El cambio tecnológico deber ir acompañado irremediablemente de un cambio cultural. La ciudadanía y el personal tramitador deben estar informados y convencidos de los beneficios que va a aportar a todos la supresión del papel.
Para ello hay que incidir en la formación y la difusión de información. Las nuevas tecnologías no deberían ser objeto de resistencia, se deben mostrar sus beneficios a nivel de eficiencia, agilidad, trazabilidad, ahorro en tiempo y desplazamientos, además del respeto al medio ambiente que supone la digitalización. Cuanto más digitalizado esté un país es más competente y por tanto atrae la inversión, lo que conlleva un mayor desarrollo del sector industrial y mayor crecimiento económico.
Pero en todo este proceso, por supuesto, la Ciberseguridad es un aspecto fundamental y una de las principales preocupaciones de los usuarios cuando se arranca un proyecto de digitalización. Esto es comprensible ya que a diario podemos ver noticias sobre cómo grandes corporaciones, a las que se presume potentes sistemas de protección, se ven atacadas. El contexto actual de transformación digital obliga a redefinir los planteamientos actuales para hacer frente a las amenazas de ciberseguridad, obligándonos a reforzar las medidas de protección frente a un entorno cada vez más hostil.
La ciberseguridad protege los sistemas, redes y programas de los ataques online y las ciberamenazas, constituyendo la línea defensiva para protegerse contra el acceso no autorizado a los centros de datos y otros sistemas informáticos y por eso, la ciberseguridad es crucial y uno de los puntos clave en la consolidación del proceso de Transformación Digital de la Administración de Justicia.
Por todo ello es una prioridad para este Ministerio garantizar la seguridad de los sistemas y de los datos que contienen y trasladar la importancia de la ciberseguridad a todos los usuarios de los sistemas y la ciudadanía.
Afortunadamente, las administraciones y el presupuesto aportado por los fondos europeos están facilitando la mejora de la Ciberseguridad en el ámbito de la Administración de Justicia.
Este Ministerio busca dotarse de más y mejores medios para la protección de la información, sistemas, servicios y redes TIC, para garantizar un entorno digital seguro y confiable.
Hay que destacar un gran hito alcanzado y es que recientemente hemos logrado convertirnos en el primer Centro de Operaciones de Ciberseguridad (SOC) de España certificado de conformidad con perfil alto con la guía CCN-STIC 891 para el servicio de análisis de vulnerabilidades y servicios de inspecciones de seguridad y test de intrusiones. Y los próximos años se va a continuar trabajando en el proceso de certificación de los servicios ofrecidos por el SOC.
¿Cómo debería orientarse la transformación digital de las instituciones públicas y privadas para evitar la brecha digital que puede darse con ciudadanos que no sean expertos en el manejo de las nuevas tecnologías?
El Ministerio de Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes, ha situado el foco en las personas que se relacionan con la Administración de Justicia poniendo especial énfasis en romper las diferentes brechas que existen, que son generadoras de una gran desigualdad e inequidad. Estas brechas se pueden combatir a través de la tecnología, sin que la utilización de esa tecnología sea generadora de nuevas brechas.
Siendo conscientes de la existencia de estas brechas, la transformación digital tanto de instituciones públicas como privadas debe abordarse de manera inclusiva y considerando la diversidad de habilidades y conocimientos de los ciudadanos. Para ello, se hace fundamental centrarse en el usuario para el desarrollo de las diferentes iniciativas e involucrarle en el proceso de transformación digital para entender sus necesidades y preocupaciones. Los cambios tecnológicos van siempre acompañados de un cambio cultural que hay que superar con formación y difusión de información para que esa gestión del cambio minimice los temores naturales y saque el mayor partido posible a las competencias digitales de las personas, para lo que se deben diseñar programas de capacitación adecuados.
Además, se debe asegurar que las plataformas digitales sean accesibles para personas con discapacidad y sigan estándares de accesibilidad proporcionando interfaces sencillas.
Todos estos aspectos se están teniendo en cuenta en las diferentes iniciativas de transformación digital abordadas por este Ministerio, prestando especial atención a la diversidad para acercar el Servicio Público de Justicia a todos y todas sin dejar a nadie atrás.
Por poner un ejemplo, en iniciativas como Carpeta Justicia que hemos abordado anteriormente, se han celebrado diferentes Focus Groups con ciudadanos y profesionales para asegurarnos de que el servicio sea accesible para todos y hacer que Carpeta Justicia sea verdaderamente inclusiva, además se ha prestado especial atención a la usabilidad.
Es vocación de este Ministerio, contribuir a la eliminación de todas las brechas digitales existentes, no solo las relativas a la capacitación de los usuarios, sino también aquellas otras que se generan por razón del territorio, la discapacidad o el género. Reducir estas brechas es uno de los objetivos fundamentales que ha colocado a la Administración de Justicia española a la vanguardia del empleo de las tecnologías de la información en la Unión Europea.
José Soriano
